# IST-Analyse Datenbasis und Buchungslogik ## Zweck des Dokuments Dieses Dokument beschreibt die aus den vorhandenen Excel-Dateien erkennbare Datenbasis, Tabellenstruktur und heutige Arbeitsweise. Es ist keine abschliessende zahlenmaessige Auswertung und ersetzt keine fachliche Buchungspruefung. Die Originaldateien wurden nur lesend zur Strukturerkennung herangezogen. Es wurden keine Buchungen erzeugt, keine Originaldateien veraendert und keine Differenzen kuenstlich ausgeglichen. ## Datenbasis Die Datenbasis besteht aus: - 16 Dateien fuer Landesverbaende - 1 Datei fuer den Bundesverband - 1 Konsolidierungs- bzw. Zwischenstandstabelle Die Dateien bilden erkennbare Kontoauswertungen fuer Mitgliedsbeitraege und innerparteiliche Verrechnung im Jahr 2025 ab. Die Dateinamen enthalten regelmaessig den Gliederungsnamen und die ausgewerteten Konten. Erkannte Gliederungen: - Baden-Wuerttemberg - Bayern - Berlin - Brandenburg - Bremen - Hamburg - Hessen - Mecklenburg-Vorpommern - Niedersachsen - Nordrhein-Westfalen - Rheinland-Pfalz - Saarland - Sachsen - Sachsen-Anhalt - Schleswig-Holstein - Thueringen - Bundesverband ## Erkannte Tabellenstruktur Die Arbeitsmappen enthalten je nach Gliederung mehrere Tabellenblaetter. Die Blattnamen folgen keinem vollstaendig einheitlichen Schema, enthalten aber meist Gliederung, Konto und fachliche Bedeutung. Typische Tabellenblaetter: - Konto 1360 Geldtransit - Konto 1406 Forderungen gegen Gliederungen - Konto 1590 durchlaufende Posten - Konto 1606 Verbindlichkeiten gegen Gliederungen - Konto 5000 Mitgliedsbeitraege - Konto 6810 Beitragsanteil Bund, in Rheinland-Pfalz - Konto 6811 Beitragsanteil Kreisverbaende, in Rheinland-Pfalz Die Konsolidierungstabelle enthaelt einen Zwischenstand der Mitgliedsbeitraege der Laender 2025 mit Hinweisen zu fehlenden, unklaren oder nicht vollstaendig gebuchten Sachverhalten. ## Typische Spalten Die Exportstruktur ist aehnlich, aber nicht vollstaendig identisch. Typische Spalten sind: - Buchungssatz - Buchungsdatum - Belegdatum - Beleg Nr. intern - Beleg Nr. extern - Belegtext - Buchungstext - Konto - Gegenkonto - Kostenstelle - Soll - Haben - Saldo - Storniert - Stornoreferenz bzw. zusaetzliche Referenzspalte Nicht alle Dateien enthalten alle Spalten. Einzelne Tabellen enthalten manuelle Summen- oder Hinweiszeilen unterhalb der eigentlichen Buchungsdaten. Das ist fuer einen spaeteren automatisierten Bericht relevant, weil Datenzeilen, Summenzeilen und Kommentierungen eindeutig getrennt werden muessen. ## Erkannte Kontengruppen und fachliche Bedeutung ### Konto 1360 Geldtransit Konto 1360 wird in einzelnen Landesdateien als Geldtransit verwendet. Erkennbar sind Umbuchungen zwischen Zahlungswegen oder Kassen-/Bankkonten, zum Beispiel Paypal an Bank, Bank an Kasse oder vergleichbare Transitvorgaenge. Fachliche Anforderung: Geldtransit muss innerhalb der Gliederung bzw. gliederungsuebergreifend nachvollziehbar sein und bei korrespondierender Buchung vollstaendig eliminierbar sein. ### Konto 1406 Forderungen Innenverhaeltnis Partei Konto 1406 wird fuer Forderungen gegen andere Gliederungen verwendet. Erkennbar sind Eroeffnungsbuchungen, Forderungen gegen Kreisverbaende, Forderungen gegen Landesverbaende oder den Bund sowie einzelne sachfremde Buchungstexte. Fachliche Anforderung: Jede Forderung muss einen Gegenmandanten, eine korrespondierende Verbindlichkeit, einen Beleg und einen fachlichen Grund erhalten. Ohne Gegenbuchung oder Nachweis ist sie als offener Prueffall zu kennzeichnen. ### Konto 1606 Verbindlichkeiten Innenverhaeltnis Partei Konto 1606 wird fuer Verbindlichkeiten gegen andere Gliederungen verwendet. Erkennbar sind Eroeffnungsbuchungen, Zahlungen an Bund oder Kreisverbaende, Beitragsanteile und teilweise Stornobuchungen. Fachliche Anforderung: Jede Verbindlichkeit muss spiegelbildlich einer Forderung beim Gegenmandanten zugeordnet werden koennen. Abweichungen muessen ausgewiesen und geklaert werden. ### Konto 1590 Durchlaufende Posten Konto 1590 tritt bei einzelnen Landesverbaenden auf. Erkennbar sind Ruecklastschriften, Rueckbuchungen oder voruebergehend geparkte Sachverhalte. Fachliche Anforderung: Durchlaufende Posten sind abzugrenzen von Geldtransit und Innenverhaeltnissen. Nur echte Innenbeziehungen duerfen in der Konsolidierung eliminiert werden. ### Konto 5000 Mitgliedsbeitraege Konto 5000 enthaelt die eigentlichen Mitgliedsbeitragsbuchungen. Die Buchungstexte zeigen haeufig Mitgliedsnamen, Abrechnungszeiträume und Zahlungsvorgaenge. Fachliche Anforderung: Mitgliedsbeitraege verbleiben nach Bereinigung fehlerhafter Buchungen im Rechenschaftsbericht. Buchungen, die fachlich Spenden, Zuschuesse oder andere Ertraege darstellen, duerfen nicht dauerhaft als Mitgliedsbeitraege verbleiben. ### Konten 6810 und 6811 In Rheinland-Pfalz sind zusaetzliche Konten fuer Beitragsanteile Bund und Kreisverbaende sichtbar. Dort sind bereits Hinweise wie "Buchungen unklar" enthalten. Fachliche Anforderung: Solche Konten muessen im Bericht entweder eindeutig in die Verteilungslogik einbezogen oder als gesonderte Prueffaelle ausgewiesen werden. ## Heutige manuelle Arbeitsweise Aus der Datenstruktur ist eine manuelle Arbeitsweise erkennbar: - Kontoauswertungen werden je Gliederung und Konto aus dem Buchhaltungssystem exportiert. - Die Dateien werden je Landesverband separat betrachtet. - Der Bundesverband wird separat ausgewertet. - Eine Zwischenstandstabelle fasst Mitgliedsbeitraege und Bearbeitungshinweise zusammen. - Hinweise wie fehlende Bundesanteile, fehlende Buchungen auf Konto 1406, unvollstaendige KV-Anteile oder unklare Eroeffnungsbilanzwerte werden manuell dokumentiert. - Stornierungen und Eroeffnungsbuchungen muessen manuell erkannt und fachlich eingeordnet werden. - Die Spiegelung zwischen Forderungen und Verbindlichkeiten wird bisher nicht systematisch in einem einheitlichen Bericht sichtbar. ## Strukturelle Risiken der aktuellen Datenbasis - Uneinheitliche Spaltenstrukturen erschweren automatische Auswertungen. - Gegenmandanten sind nicht durchgehend maschinenlesbar referenziert. - Buchungstexte enthalten wichtige fachliche Informationen, sind aber uneinheitlich formuliert. - Stornierungen sind nicht in allen Tabellen gleich strukturiert. - Manuelle Summen- und Hinweiszeilen koennen bei automatischer Verarbeitung als Buchungsdaten fehlinterpretiert werden. - Nicht alle Laenderdateien enthalten alle relevanten Konten. - Die Konsolidierungstabelle dokumentiert offene Punkte, ersetzt aber keine beleggestuetzte Spiegelpruefung. ## Abgrenzung Diese IST-Analyse beschreibt erkennbare Strukturen und fachliche Ableitungen. Sie trifft keine abschliessende Aussage darueber, ob einzelne Buchungen korrekt oder fehlerhaft sind. Eine solche Bewertung setzt Belege, Gegenbuchungen und fachliche Freigaben der betroffenen Gliederungen voraus.