# Lastenheft Berichtswesen SeWoBe ## Ausgangslage SeWoBe liefert heute Buchhaltung, Journal, Summen- und Saldenlisten sowie Exporte. Diese Funktionen sind fuer die laufende Buchhaltung wichtig. Fuer Schatzmeister, Vorstaende und Rechenschaftsberichtsvorbereitung fehlt jedoch ein fachliches Berichtswesen, das aus den vorhandenen Buchungsdaten unmittelbar Management- und Pruefergebnisse erzeugt. ## Problemstellung Die vorhandenen Daten muessen derzeit ausserhalb von SeWoBe weiterverarbeitet werden. Dadurch entstehen: - manuelle Excel-Auswertungen, - wiederholte Export- und Abstimmungsarbeit, - schwer nachvollziehbare Zwischenstaende, - fehlende Historie von Berichtslauf und Datenstand, - keine einheitliche Ampel- oder Freigabelogik, - kein zentraler Blick auf offene Risiken fuer den Rechenschaftsbericht. Was fehlt, ist ein Berichtswesen fuer Schatzmeister. ## Ziel Ziel ist nicht Excel. Ziel ist, dass SeWoBe aus vorhandenen Buchungsdaten fachliche Berichte erzeugt. Diese Berichte sollen: - managementtauglich sein, - fuer Bund und Landesverbaende nutzbar sein, - konsolidierungsrelevante Sachverhalte sichtbar machen, - Pruefungsfaehigkeit je Gliederung bewerten, - Detail- und Nachweisebene per Drill-down bereitstellen, - fuer frei waehlbare Zeitraeume erzeugbar sein. ## Konsolidierung als Vorstufe des Rechenschaftsberichts Projekt C beschreibt die vollstaendige fachliche Vorstufe des Rechenschaftsberichts. Der Rechenschaftsbericht ist das gesetzlich vorgeschriebene Endergebnis. Vor dessen Erstellung muessen jedoch saemtliche Innenbeziehungen aller Gliederungen fachlich konsolidiert werden. Diese Konsolidierungsstufe wird heute durch SeWoBe nicht ausreichend als eigenes Berichtswesen unterstuetzt. Genau diese Luecke beschreibt Projekt C. Projekt C beginnt daher nicht beim Rechenschaftsbericht. Projekt C beginnt bei der Konsolidierung saemtlicher Gliederungen. Vor Erstellung des Rechenschaftsberichts muessen mindestens folgende Pruefungen erfolgen: - Forderungen gegen Verbindlichkeiten - Geldtransit - Eroeffnungsbestaende - Gegenbuchungen - Innenbeziehungen - Spiegelkonten - Nachweise - Abstimmstatus - Freigabestatus Erst wenn diese Konsolidierung erfolgreich abgeschlossen ist, gilt eine Gliederung als pruefungsfaehig. Der Rechenschaftsbericht ist somit nicht Ausgangspunkt, sondern Ergebnis einer vollstaendigen Konsolidierung. ## Berichtswesen zur Parteifuehrung Unternehmen verfuegen ueber betriebswirtschaftliche Auswertungen als Fuehrungsinstrument. Politische Parteien benoetigen ein vergleichbares Berichtswesen, das nicht nur Buchungen ausgibt, sondern steuerungsrelevante Ergebnisse fuer Vorstand, Schatzmeisterei und Rechnungspruefung bereitstellt. Dieses Berichtswesen muss insbesondere unterstuetzen: - Bundesvorstand - Bundesschatzmeister - Landesschatzmeister - Landesvorstaende - Rechnungspruefung - Erstellung des Rechenschaftsberichts Projekt C beschreibt dieses Berichtswesen. ## Berichtstypen Das SeWoBe-Berichtswesen soll mindestens folgende Berichtstypen bereitstellen. ### Konsolidierungsberichte Konsolidierungsberichte zeigen die fachliche Abstimmung der Innenbeziehungen. Sie umfassen insbesondere: - Forderungen - Verbindlichkeiten - Geldtransit - EB-Werte - Spiegelkonten - Gegenbuchungen ### Pruefungsfaehigkeitsberichte Pruefungsfaehigkeitsberichte bewerten, ob eine Gliederung fuer den Rechenschaftsbericht freigabefaehig ist. Sie umfassen insbesondere: - Ampelstatus - Erfuellungsgrad - offene Punkte - fehlende Nachweise - Freigabestatus ### Managementberichte Managementberichte dienen der Fuehrung und Priorisierung. Sie umfassen insbesondere: - Gesamtstatus aller Gliederungen - Rangliste kritischer Gliederungen - groesste Differenzen - Risiken - offene Massnahmen ### Finanzberichte Finanzberichte erweitern das Berichtswesen ueber die reine Konsolidierung hinaus. Sie umfassen insbesondere: - Beitragsanteile Bund - Parteienfinanzierung - Darlehen - Liquiditaet - Finanzplanung - Forderungsentwicklung - Mitgliederbeitraege ## Managementberichte Managementberichte beantworten: - Wie ist der Gesamtstatus? - Welche Gliederungen sind kritisch? - Wo bestehen offene Differenzen? - Welche Risiken bestehen fuer den RB? - Welche Massnahmen sind erforderlich? Erwartete Bestandteile: - Ampelstatus - Status je Gliederung - offene Punkte nach Kategorie - Erfuellungsgrad - Freigabestatus - Rangfolge nach Risiko oder Differenz - konkrete naechste Schritte ## Konsolidierungsberichte Konsolidierungsberichte zeigen Innenbeziehungen zwischen Bund, Landesverbaenden und ggf. Kreisverbaenden. Sie sollen ausweisen: - Forderungen - Verbindlichkeiten - Geldtransit - EB-Werte - offene Gegenbuchungen - konsolidierbare Sachverhalte - nicht konsolidierbare Sachverhalte - Differenzen nach Gegenmandant Grundsatz: Nicht auf Null rechnen. Nur belegte, abgestimmte und spiegelbare Positionen duerfen als konsolidierbar ausgewiesen werden. ## Pruefungsfaehigkeitsberichte Pruefungsfaehigkeitsberichte zeigen, ob ein Datenbestand fuer den Rechenschaftsbericht verwendbar ist. Sie enthalten: - Pruefstatus - Erfuellungsgrad - Freigabestatus RB - offene Differenzen - fehlende Nachweise - offene Innenbeziehungen - offene EB-Werte - Klaerungsbedarf ## Finanzberichte Neben Konsolidierung und Pruefung sollen auch finanzielle Steuerungsberichte moeglich sein. Beispiele: - Beitragsentwicklung - Beitragseingang je Zeitraum - Liquiditaetsentwicklung - Plan-Ist-Vergleich - Zahlungsstroeme - offene Forderungen - offene Verbindlichkeiten ## Beitragsanteile und Gegenrechnungen SeWoBe soll Beitragsanteile und Gegenrechnungen fachlich auswertbar machen. Erforderlich sind insbesondere: - Beitragsanteil Bund - Beitragsanteil Landesverband - Beitragsanteil Kreisverband - offene Gegenrechnung - gezahlter Anteil - noch nicht gezahlter Anteil - Differenz zwischen Soll und Ist - Zeitraum der Abrechnung ## Liquiditaets- und Planungsberichte Fuer die Schatzmeisterei sind auch Liquiditaets- und Planungsberichte erforderlich. Sie sollen zeigen: - erwartete Zahlungseingaenge, - erwartete Zahlungsverpflichtungen, - monatliche Entwicklung, - kurzfristige Liquiditaetsrisiken, - Planwerte und Istwerte, - Abweichungen und Ursachen. ## Zeitraeume Alle Berichte sollen fuer frei waehlbare Zeitraeume erzeugbar sein. Mindestanforderungen: - Stichtag - Monat - Quartal - Halbjahr - Geschaeftsjahr - frei waehlbarer Von-bis-Zeitraum Die Berichte muessen den Datenstand und den Berichtslauf eindeutig ausweisen. ## Exportfunktionen SeWoBe soll Berichtsergebnisse exportieren koennen. Erforderliche Exportarten: - PDF fuer Vorstand, Rechenschaftsbericht und Archiv - Excel oder CSV fuer Detailpruefung - maschinenlesbarer Export fuer weitere Auswertung - Nachweisexport mit Datenstand und Erstellungszeitpunkt Exports duerfen keine zweite fuehrende Datenhaltung erzeugen. Fuehrend bleiben die SeWoBe-Buchungsdaten und die daraus erzeugten Berichte. ## Nutzen fuer Bund und Landesverbaende Der Nutzen fuer den Bund: - bundesweiter Gesamtstatus, - fruehe Erkennung kritischer Gliederungen, - bessere RB-Vorbereitung, - reproduzierbare Prueflogik, - weniger manuelle Abstimmungsarbeit. Der Nutzen fuer Landesverbaende: - eigene Arbeitsliste, - klare Nachweisanforderungen, - transparente Differenzen, - nachvollziehbarer Freigabestatus, - weniger Rueckfragen durch einheitliche Datenbasis. ## Zielbild SeWoBe entwickelt sich vom reinen Buchhaltungs- und Exportwerkzeug zu einem Werkzeug fuer Berichtswesen, Qualitaetsmanagement, Konsolidierung und Rechenschaftsberichtsvorbereitung.