# Machbarkeit Pruefungsfaehigkeitsmonitor aus Excel ## Zweck Dieses Dokument prueft, ob aus den vorhandenen Excel-Dateien automatisiert ein Pruefungsfaehigkeitsmonitor fuer den Rechenschaftsbericht 2025 erzeugt werden kann. Die Pruefung ist eine fachliche Machbarkeitspruefung. Die Originaldateien wurden nur lesend strukturell ausgewertet. Es wurden keine Buchungen erzeugt, keine Originaldateien veraendert und keine Webexport-, ZIP- oder Tagesabschlussaenderungen vorgenommen. ## Kurzfazit Aus den vorhandenen Excel-Dateien kann automatisiert ein **technischer Vorlaeufer** eines Pruefungsfaehigkeitsmonitors erzeugt werden. Zuverlaessig moeglich sind: - Inventar der vorhandenen Dateien, Tabellenblaetter, Spalten und Konten - Kontoauswertungen je Gliederung - Salden- und Buchungslisten nach Konto - Erkennung relevanter Innenverhaeltniskonten - Erkennung von Storno-Kennzeichen - Erkennung von moeglichen EB-Hinweisen ueber Texte - Erzeugung einer Arbeitsliste moeglicher Prueffaelle Nicht belastbar vollautomatisch moeglich ist derzeit die finale Aussage: `Diese Gliederung ist fuer den Rechenschaftsbericht freigabefaehig.` Dafuer fehlen strukturierte Felder fuer Gegenmandant, Nachweise, Abstimmstatus, Freigabestatus, Verantwortliche, Pruefergebnis und verbindliche fachliche Regeln. ## Datenbasis Geprueft wurden die Excel-Dateien im Projektwurzelverzeichnis `Anteil Bund-Laender 2025 Zwischenstand`. Nicht Gegenstand dieser Machbarkeitspruefung waren die Webexport-Kopien und die separat kopierten SeWoBe-Journalauswertungen in `_AUSWERTUNG/08_Machbarkeitsstudie/` und `_AUSWERTUNG/06_Webseite/`. Erkannte Dateien: | Datei | Tabellenblaetter | erkennbare Konten | Bemerkung | | --- | ---: | --- | --- | | `!Zwischenstand Mitgliedsbeitraege Laender 2025 vorlaeufig.xlsx` | 1 | 1406, 1606 | schwach strukturierte Zwischenstandstabelle mit manuellen Hinweisen | | `BaWue_konto_1360_1406_1606_5000_mitgliedsbeitraege_2025.xlsx` | 4 | 1360, 1406, 1606, 5000 | voll strukturierte Kontoauswertung | | `Bayern_konto_1406_1606_5000_mitgliedsbeitraege_2025.xlsx` | 3 | 1406, 1606, 5000 | voll strukturierte Kontoauswertung | | `Berlin_konto_1360_1406_1606_5000_mitgliedsbeitraege_2025.xlsx` | 4 | 1360, 1406, 1606, 5000 | voll strukturierte Kontoauswertung | | `Brdbg konto_1406_1606_5000_mitgliedsbeitraege_2025.xlsx` | 2 | 1606, 5000 | Konto 1406 im Dateinamen, aber kein eigenes 1406-Blatt erkannt | | `Bremen konto_1406_1606_5000_mitgliedsbeitraege_2025.xlsx` | 2 | 1606, 5000 | Konto 1406 im Dateinamen, aber kein eigenes 1406-Blatt erkannt | | `Bund_konto_1406_5000_mitgliedsbeitraege_2025.xlsx` | 2 | 1406, 5000 | Bundesauswertung ohne 1606-Blatt | | `Hamburg konto_1406_1606_5000_mitgliedsbeitraege_2025.xlsx` | 2 | 1606, 5000 | Konto 1406 im Dateinamen, aber kein eigenes 1406-Blatt erkannt | | `Hessen_konto_1406_1606_5000_mitgliedsbeitraege_2025.xlsx` | 3 | 1406, 1606, 5000 | voll strukturierte Kontoauswertung | | `Meckl-Vorpommern_konto_1406_1606_5000_mitgliedsbeitraege_2025.xlsx` | 2 | 1406, 5000 | kein eigenes 1606-Blatt erkannt | | `NRW_konto_1406_1590_1606_5000_mitgliedsbeitraege_2025.xlsx` | 4 | 1406, 1590, 1606, 5000 | voll strukturierte Kontoauswertung inkl. 1590 | | `Niedersachsen konto_1406_1606_5000_mitgliedsbeitraege_2025.xlsx` | 3 | 1406, 1606, 5000 | voll strukturierte Kontoauswertung | | `RLP_konto_1406_1606_5000_6810_6811_mitgliedsbeitraege_2025.xlsx` | 5 | 1406, 1606, 5000, 6810, 6811 | voll strukturierte Kontoauswertung inkl. 6810/6811 | | `Saarland_konto_1406_1606_5000_mitgliedsbeitraege_2025.xlsx` | 2 | 1606, 5000 | Konto 1406 im Dateinamen, aber kein eigenes 1406-Blatt erkannt | | `Sachsen-Anhalt_konto_1406_1606_5000_mitgliedsbeitraege_2025.xlsx` | 2 | 1406, 5000 | kein eigenes 1606-Blatt erkannt | | `Sachsen_konto_1406_1606_5000_mitgliedsbeitraege_2025.xlsx` | 2 | 1606, 5000 | Konto 1406 im Dateinamen, aber kein eigenes 1406-Blatt erkannt | | `Schleswig-Holstein_konto_1406_1606_5000_mitgliedsbeitraege_2025.xlsx` | 2 | 1606, 5000 | Konto 1406 im Dateinamen, aber kein eigenes 1406-Blatt erkannt | | `Thueringen_konto_1406_1590_1606_5000_mitgliedsbeitraege_2025.xlsx` | 3 | 1590, 1606, 5000 | Konto 1406 im Dateinamen, aber kein eigenes 1406-Blatt erkannt | Hinweis: Die Schreibweise der Dateinamen enthaelt Umlaute und Leerzeichen. In der Tabelle sind sie zur Lesbarkeit teilweise normalisiert. ## 1. Vorhandene Tabellenblaetter Insgesamt wurden 18 Arbeitsmappen erkannt: - 17 Kontoauswertungen fuer Bund bzw. Landesverbaende - 1 Zwischenstandstabelle Die Kontoauswertungen enthalten zusammen 47 strukturierte Tabellenblaetter. Die Zwischenstandstabelle enthaelt ein weiteres Blatt `Tabelle1`, das nicht wie ein normaler SeWoBe-Kontoexport aufgebaut ist. Typische Blattnamen: - `*_kto_1360_geldtransit_*` - `*_konto_1406_ford_gg_Gl_*` - `*_konto_1606_vbk_gg_Gl_*` - `*_konto_5000_M-Beitr_*` - `*_konto_1590_dlfd_posten_*` - `*_konto_6810_beitragsant_bund*` - `*_konto_6811_beitragsant_kvs*` Bewertung: - Die Tabellenblaetter sind fuer eine automatische Inventarisierung gut nutzbar. - Die Blattnamen enthalten haeufig Konto und fachliche Bedeutung. - Nicht jede Datei enthaelt zu allen im Dateinamen genannten Konten ein eigenes Blatt. - Fehlende Blaetter koennen maschinell erkannt werden, aber nicht automatisch als "kein Sachverhalt vorhanden" oder "Export unvollstaendig" bewertet werden. ## 2. Vorhandene Spalten In den 47 strukturierten Kontoauswertungsblaettern sind folgende Spalten regelmaessig vorhanden: - `Buchungssatz` - `Buchungsdatum` - `Belegdatum` - `Belegtext` - `Konto` - `Gegenkonto` - `Soll` - `Haben` - `Saldo` - `Storniert` Weitere Spalten treten in Teilen der Dateien auf: - `Beleg Nr. extern` - `Beleg Nr. intern` - `Buchungstext` - `Kostenstelle` Bewertung: - Die Grundstruktur ist maschinenlesbar. - Die wichtigsten Betrags-, Datums- und Kontofelder sind vorhanden. - `Buchungstext`, `Kostenstelle` und interne Belegnummern sind nicht durchgehend vorhanden. - Die Zwischenstandstabelle ist nicht als normalisierte Datenquelle geeignet, sondern als manuelle Hinweis- und Steuerungstabelle. ## 3. Erkennbare Konten Erkennbar sind folgende Konten: | Konto | fachliche Deutung | maschinenlesbare Erkennung | | --- | --- | --- | | 1360 | Geldtransit | ja, wenn Blatt oder Buchungszeile Konto 1360 enthaelt | | 1406 | Forderungen gegen Gliederungen / Innenverhaeltnis | ja, wenn Blatt oder Buchungszeile Konto 1406 enthaelt | | 1590 | durchlaufende Posten | ja, aber fachlich von Innenbeziehungen abzugrenzen | | 1606 | Verbindlichkeiten gegen Gliederungen / Innenverhaeltnis | ja, wenn Blatt oder Buchungszeile Konto 1606 enthaelt | | 5000 | Mitgliedsbeitraege | ja | | 6810 | Beitragsanteil Bund, in RLP sichtbar | ja, aber fachliche Einbindung offen | | 6811 | Beitragsanteil Kreisverbaende, in RLP sichtbar | ja, aber fachliche Einbindung offen | Bewertung: - Konten sind technisch gut erkennbar. - Die fachliche Kontenlogik muss fuer einen Pruefungsfaehigkeitsmonitor verbindlich bestaetigt werden. - Konto 1590 sowie 6810/6811 duerfen nicht automatisch ohne fachliche Regel in die Innenverhaeltnislogik einbezogen werden. ## 4. Maschinenlesbarkeit von Forderungen, Verbindlichkeiten, Geldtransit und EB-Werten ### Forderungen Forderungen sind ueber Konto 1406 grundsaetzlich maschinenlesbar erkennbar. Moeglich: - Liste aller Buchungen auf Konto 1406 - Saldo je Gliederung - Buchungsdatum, Belegdatum, Belegtext, Soll, Haben, Saldo - Storno-Kennzeichen Nicht zuverlaessig maschinenlesbar: - Gegenmandant als eindeutige Gliederungs-ID - fachlicher Anlass - Nachweisstatus - Abstimmstatus - ob eine korrespondierende Verbindlichkeit fachlich passt ### Verbindlichkeiten Verbindlichkeiten sind ueber Konto 1606 grundsaetzlich maschinenlesbar erkennbar. Moeglich: - Liste aller Buchungen auf Konto 1606 - Saldo je Gliederung - Buchungsdatum, Belegdatum, Belegtext, Soll, Haben, Saldo - Storno-Kennzeichen Nicht zuverlaessig maschinenlesbar: - Gegenmandant als eindeutige Gliederungs-ID - ob die Verbindlichkeit beim Gegenmandanten als Forderung gespiegelt ist - Status der Bestaetigung - fachliche Freigabefaehigkeit ### Geldtransit Geldtransit ist nur dort direkt erkennbar, wo Konto 1360 vorhanden ist. Direkt erkannte 1360-Auswertungen: - Baden-Wuerttemberg - Berlin Moeglich: - Buchungen auf Konto 1360 identifizieren - Saldo und Buchungsverlauf ausweisen - Storno-Kennzeichen pruefen Nicht zuverlaessig maschinenlesbar: - ob die Gegenbewegung fachlich vollstaendig passt - ob ein Geldtransit gliederungsintern oder gliederungsuebergreifend ist - ob der Transit bereits in anderer Form ausgeglichen wurde ### EB-Werte EB-Werte sind in den Dateien nicht als eigenes strukturiertes Feld erkennbar. Moeglich: - Hinweise auf EB-Werte ueber Belegtext, Buchungstext oder manuelle Zwischenstandshinweise erkennen - Buchungen mit Textmustern wie `EB`, `Eroeffnung`, `Eroeffnungsbilanz` als Prueffall markieren Nicht zuverlaessig maschinenlesbar: - sicherer EB-Status je Buchung - Herkunft aus Vorjahr - korrespondierende EB-Gegenposition - ob ein EB-Wert bereits bereinigt wurde Bewertung: Forderungen, Verbindlichkeiten und Geldtransit sind ueber Konten teilweise gut erkennbar. EB-Werte sind nur indikativ ueber Texte erkennbar und daher nicht belastbar automatisiert bewertbar. ## 5. Fehlende Felder fuer einen Pruefungsfaehigkeitsmonitor Fuer einen belastbaren Pruefungsfaehigkeitsmonitor fehlen in den Excel-Dateien insbesondere: - eindeutige Gliederungs-ID - eindeutige Gegenmandanten-ID - Gliederungsebene: Bund, Land, Kreis - strukturierter Abrechnungszeitraum - strukturierter Pruefstatus - strukturierter Freigabestatus - Erfuellungsgrad je Gliederung - Nachweisstatus - Nachweisreferenz bzw. Belegverknuepfung - Abstimmstatus mit Gegenmandant - Datum der Bestaetigung - bestaetigende Person oder Rolle - Verantwortlicher fuer Klaerung - Frist oder Wiedervorlage - Klassifikation des Prueffalls - Ursache der Differenz - fachliche Bewertung: konsolidierbar, offen, nicht konsolidierbar - technische Import-ID oder Datenstand - Historie der Pruefergebnisse Diese Felder koennen teilweise manuell ergaenzt oder ueber Annahmen abgeleitet werden. Fuer einen pruefungsfaehigen RB-Monitor muessen sie aber strukturiert vorliegen. ## 6. Zuverlaessig moegliche Auswertungen Aus den vorhandenen Excel-Dateien sind automatisiert zuverlaessig moeglich: - Dateiinventar - Tabellenblattinventar - Spalteninventar - Konteninventar - Erkennung vorhandener und fehlender Kontoauswertungsblaetter - Buchungsliste je Datei, Blatt und Konto - Saldenauswertung je Konto und Gliederung - Summe Soll/Haben je Konto und Gliederung - Storno-Kennzeichen je Buchung, soweit Spalte vorhanden - Ausweis vorhandener Belegnummern - Ausweis vorhandener Buchungs- und Belegdaten - Liste von Buchungen auf Konten 1360, 1406, 1590, 1606, 5000, 6810, 6811 - technische Arbeitsliste moeglicher Prueffaelle - Hinweis auf schwach strukturierte oder manuelle Tabellen Diese Auswertungen sind als erste Stufe eines Monitors geeignet. ## 7. Nur mit Annahmen moegliche Auswertungen Folgende Auswertungen waeren automatisiert nur mit Annahmen moeglich: - Pruefungsstatus je Gliederung - Freigabestatus je Gliederung - Erfuellungsgrad in Prozent - Gegenmandant aus Belegtext oder Buchungstext ableiten - Abrechnungszeitraum aus Buchungstext ableiten - EB-Werte aus Texten erkennen - Geldtransit als vollstaendig oder teilweise ausgeglichen bewerten - Forderung/Verbindlichkeit spiegeln, wenn Gegenmandant nicht strukturiert vorliegt - offene Differenzen fachlich klassifizieren - Zuständigkeit fuer Klaerung ableiten - fehlende Nachweise vermuten - RB-Freigabefaehigkeit je Gliederung berechnen Diese Auswertungen koennen als Demonstrator sinnvoll sein, muessen aber klar als regelbasierte Vorpruefung gekennzeichnet werden. ## 8. Nicht belastbar moegliche Auswertungen Aus den vorhandenen Excel-Dateien allein sind nicht belastbar moeglich: - endgueltige Pruefungsfaehigkeit je Gliederung - endgueltige RB-Freigabe je Gliederung - rechtssichere Bestaetigung von Forderungen und Verbindlichkeiten - vollstaendige Spiegelpruefung Bund/Land ohne Gegenmandanten-ID - Nachweispruefung ohne verknuepfte Nachweise - Beurteilung, ob eine Differenz fachlich erledigt ist - automatischer Schluss, dass eine fehlende Kontoauswertung bedeutet: kein Sachverhalt vorhanden - belastbare Bewertung von EB-Werten ohne strukturierte EB-Kennzeichnung - belastbare Bewertung von Geldtransit ohne Gegenbewegungslogik - automatische Konsolidierbarkeit fuer den Rechenschaftsbericht Diese Punkte benoetigen zusaetzliche strukturierte Daten, fachliche Regeln und Bestaetigungsprozesse. ## Gesamtbewertung Die vorhandenen Excel-Dateien sind fuer einen automatisierten Pruefungsfaehigkeitsmonitor **als Demonstrator geeignet**. Sie reichen aus, um sichtbar zu machen: - welche Gliederungen und Konten in den Exporten enthalten sind - welche Innenverhaeltniskonten bearbeitet werden muessen - wo Forderungen, Verbindlichkeiten und Geldtransit technisch auftreten - wo Datenstrukturen fehlen oder uneinheitlich sind - welche Prueffaelle fuer eine Arbeitsliste entstehen koennen Sie reichen nicht aus, um ohne weitere Informationen eine belastbare RB-Freigabe zu erzeugen. ## Empfehlung Fuer die naechste Ausbaustufe sollte ein zweistufiger Ansatz gewaehlt werden: 1. **Excel-Demonstrator** - automatisches Einlesen der vorhandenen Excel-Dateien - Inventar, Salden, Prueffallliste und Strukturstatus erzeugen - Ergebnis als Prototyp fuer Managementuebersicht und Landesbericht darstellen 2. **SeWoBe-Zielbild** - strukturierte Felder fuer Gegenmandant, Nachweis, Status, Freigabe und Datenstand definieren - Pruefungsfaehigkeitsmonitor direkt aus SeWoBe-Buchungsdaten erzeugen - Excel nur noch als Uebergangs- und Demonstrationswerkzeug verwenden ## Fazit Ja, aus den vorhandenen Excel-Dateien kann automatisiert ein **vorlaeufiger Pruefungsfaehigkeitsmonitor** erzeugt werden. Dieser Monitor waere jedoch zunaechst ein Struktur-, Salden- und Prueffallmonitor, kein abschliessender Freigabemonitor fuer den Rechenschaftsbericht. Die Aussage `pruefungsfaehig` kann erst belastbar werden, wenn Gegenmandanten, Nachweise, Abstimmstatus, Freigabestatus und fachliche Bewertungsregeln strukturiert vorliegen.